Vacature Medewerker Bestuurssecretariaat
- Zeist
- 24 - 32 uur
- 2544-3954 per maand
Vacature omschrijving
Startdatum: zo spoedig mogelijk
Einddatum: 11 mei 2026
Optie op verlenging: 2x 3 maanden
Duur: 3 maanden
Sluitingsdatum: 28 januari 2026
Publicatiedatum: 21 januari 2026
Functie
Bestuurssecretaresse
Je ondersteunt secretarieel de burgemeester en de wethouders, met een nadruk op het ondersteunen van 3 wethouders.
Team
Je komt in een team met twee andere bestuurssecretaresses waarmee je samen de burgemeester en wethouders van de gemeente ondersteunt.
Taken en verantwoordelijkheden
- Plannen van afspraken: dit beslaat ongeveer 75% van de dagelijkse werkzaamheden.
- Eerste aanspreekpunt: voor contactverzoeken gericht aan de wethouders.
- Bewaken voorbereiding: zorgen dat voorbereidingen tijdig worden aangeleverd.
- Klaarzetten vergaderstukken: onder andere in iBabs.
- Rapportages opstellen: wekelijks rapportages met betrekking tot regionale en representatieve activiteiten van het college.
Eisen:
- Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in secretariële richting
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse, binnen een gemeentelijke organisatie
- Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, organisatie van vergaderingen en stukkenstromen
- Bereidheid om op specifieke dagen (maandag, woensdag en onderdag) te werken in Zeist
Wensen:
- Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie
- Aantoonbare werkervaring met Ibabs
- Aantoonbare werkervaring met Office 365
- Aantoonbare werkervaring met Sharepoint
- Aantoonbaar beschikbaar voor minimaal 28 uur per week gedurende de volledige duur van de opdracht
Competenties:
- Ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak is voor jou als vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Zoals het een echte multitasker betaamt denk je vooruit en neem je initiatief. Je kunt snel schakelen en anticipeert met gemak op plots aankomende activiteiten. Jij bent het schakelpunt tussen het college, de organisatie en de inwoners van Zeist. Met grote nauwkeurigheid beheer je de complexe agenda’s van de collegeleden en scan je actief op belangrijke berichten in hun mailboxen. Door jouw politiek en bestuurlijk inlevingsvermogen ben je in staat op eigen initiatief mailberichten af te handelen of deze te bespreken met de collegeleden. Jij zorgt ervoor dat de dag van de collegeleden soepeltjes verloopt. Je bent je ervan bewust dat je het voorportaal bent van het college van gemeente Zeist dus je beseft dat jouw optreden representatief en onkreukbaar moet zijn. Communicatie is daarin echt jouw ding net zoals takt en inlevingsvermogen
Is dit een opdracht voor jou?
Hoe het werkt?
Gerelateerde vacatures
- Wageningen
- 32 uur
- € 3.418,- / € 3.980,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 31 december 2026 Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend Sluitingsdatum: 30 januari 2026 Publicatiedatum: 16 januari 2026 Functietitel Frontoffice medewerker Burgerzaken Functieomschrijving Je behandelt veelvoorkomende aanvragen op het gebied van burgerzaken, zoals reisdocumenten, rijbewijzen, VOG’s, geboorteaangiften, uittreksels en verhuizingen. Je werkt aan de balie en verwerkt ook online…
- De Steeg
- 36 uur
- € 3.845,- / € 4.478,- per maand
Startdatum: 2 februari 2026 Einddatum: 30 april 2026 Optie op verlenging: 2x 2 maanden Sluitingsdatum: 22 januari 2026 Publicatiedatum: 9 januari 2026 Functieomschrijving In deze functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van jeugdzorg- en WMO-aanvragen. Je zorgt voor een correcte communicatie tussen verwijzers, consulenten en zorgaanbieders binnen het team zorgadministratie WMO-Jeugd. Werkzaamheden Controleren…
- Apeldoorn
- 36 uur
- € 3.424,- / € 4.056,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 23 september 2026 Optie op verlenging: 2x 6 maanden Duur: 7 maanden Sluitingsdatum: 9 februari 2026 Publicatiedatum: 20 januari 2026 Functieomschrijving Werkzaamheden en verantwoordelijkheden Aanvragen/uitgifte van reisdocumenten en rijbewijzen Verstrekken reisdocument vluchteling Verstrekken van uittreksels uit de BRP Aanvragen van verklaringen omtrent het gedrag Verwerken van aangifte van verhuizingen en…
- Oude Pekela
- 16 - 24 uur
- € 2.801,- / € 4.624,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 13 augustus 2026 Optie op verlenging: 1x 6 maanden Duur: 6 maanden Sluitingsdatum: 30 januari 2026 Publicatiedatum: 20 januari 2026 Functie Tijdelijke beleidsmedewerker Inburgering Je bent een verbindende en analytische professional die zich snel kan verdiepen in complexe wet- en regelgeving. Je hebt een scherp oog voor landelijke ontwikkelingen en…
- Zeist
- 16 - 32 uur
- € 2.071,- / € 4.703,- per maand
Startdatum: 16 februari 2026 Einddatum: 31 juli 2026 Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend Sluitingsdatum: 22 januari 2026 Publicatiedatum: 15 januari 2026 Projectondersteuner Als projectondersteuner ben jij als zelfstandig projectteamlid de constante factor voor een projectleider, zowel op inhoudelijk als organisatorisch vlak. Met een positief-kritische helikopterview regel en organiseer je wat nodig is…
- Oldebroek
- 32 uur
Startdatum: 9 februari 2026 Einddatum: 9 mei 2026 Optie op verlenging: 2x 3 maanden Sluitingsdatum: 23 januari 2026 Publicatiedatum: 19 januari 2026 Rolomschrijving Je ontwikkelt, structureert en borgt processen rondom een bestuurswisseling, inclusief relevante kabinetswerkzaamheden. De opdracht is resultaatgericht; de nadruk ligt op het opleveren van een helder, overdraagbaar proceskader voor de overgang van het…
- Elst
- 8 uur
- € 1.791,- / € 1.932,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 30 juni 2026 Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend Sluitingsdatum: 22 januari 2026 Publicatiedatum: 13 januari 2026 Functie Proces- en omgevingsmanager (ondersteunende rol) Wij zoeken een kandidaat die ondersteuning biedt bij de gebiedsontwikkeling Knoop 38. Locatie Knoop 38, gelegen nabij afslag 38 van de A15. De Betuweroute ligt…
- Hilversum
- 16 - 24 uur
- € 2.248,- / € 3.373,- per maand
Startdatum: 5 februari 2026 Einddatum: 5 augustus 2026 Optie op verlenging: 2x 3 maanden Duur: 6 maanden Sluitingsdatum: 27 januari 2026 Publicatiedatum: 21 januari 2026 Opdracht Je kunt zelfstandig de werkzaamheden van de uitkeringsadministratie uitvoeren in Civision Samenlevingszaken. Taken Het aanmaken van uitkeringsdossiers en het invoeren van mutaties Het controleren van inkomstenformulieren en het berekenen…