Vacature Ambtelijk Secretaris OR

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 21 januari 2027

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 7 juli 2026

Publicatiedatum: 30 juni 2026

Functietitel

Ambtelijk Secretaris (senior)

Functieomschrijving

Je ondersteunt structureel de ondernemingsraad en zijn commissies. Je werkt samen met het dagelijks bestuur en bent medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en toepassing van efficiënte en effectieve medezeggenschapsprocessen, zodat de OR optimaal kan functioneren. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor management en WOR-bestuurder op het gebied van medezeggenschap en het proces binnen besluitvorming.

Resultaatgebieden

• Inzicht: Onderzoeken en onderkennen van thema’s binnen en buiten de organisatie en vertalen naar OR-werk; analyseren van de werksituatie en adviseren over prioritering en planning.
• Processen en procedures: Begeleiden en adviseren bij behandeling van OR-onderwerpen; toezien op naleving van afspraken, besluitvorming en relevante wet- en regelgeving; zorgen dat basisdocumenten actueel zijn.
• Overleg en participatie: Bevorderen van dialoog tussen OR, commissies en betrokken partijen; ondersteunen en faciliteren bij het betrekken en raadplegen van medewerkers.
• Scholing: Signaleren van leerdoelen binnen de OR, samenwerken met trainingsinstituten, afstemmen van scholingsprogramma’s en voorlichting aan nieuwe leden.
• Informatie en beheer: Voorzien van relevante informatie, zorgen voor toegankelijke informatievoorziening en voldoen aan informatieverplichtingen; zorgdragen voor verslaglegging en archivering van OR-overleggen.

Niveau en profiel

Senior – hbo-niveau. Je bent breed georiënteerd, houdt rekening met interne en externe factoren en hebt naast uitvoerende werkzaamheden ook adviserende taken, onder meer:

• Procesmatig adviseren bij behandeling van advies- en instemmingsaanvragen;
• Advisering op groepsniveau over thema’s binnen het medezeggenschapsorgaan;
• Optimaliseren van groepsdynamiek en het verhogen van vergader-, feedback- en creatieve inbrengvaardigheden.

Concrete verantwoordelijkheden

• Notuleren van vergaderingen (vertrouwelijk) en verzorgen van verslaglegging;
• Notuleren zowel voor overlegvergaderingen als algemene OR-vergaderingen;
• Opstellen van vergaderschema’s en overzichten;
• Bewaken van gemaakte afspraken, actiepuntenlijsten en besluitenlijsten;
• Beheren en toegankelijk houden van het OR-archief; verzamelen en verstrekken van documentatie in afstemming met de secretaris;
• Bijdragen aan het jaarverslag van de OR;
• Beheren en actualiseren van informatie over de OR op intranet of verzorgen van andere publicaties ten behoeve van communicatie met de achterban;
• Bijdragen aan opstellen van advies-, instemming- en informatiebrieven;
• Eindredactie van brieven, verslagen en andere door de OR in concept aangeleverde stukken;
• Bijdragen aan opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget.

Eisen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbaar bereid om aanwezig te zijn bij vergaderingen van de OR van de ODGM; deze vinden plaats op donderdag
• Aantoonbare kennis van de WOR

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde leergang 1, 2 en 3 Ambtelijk secretaris óf aantoonbare afgeronde leergang 1 en 2 en bereid om leergang 3 te halen
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Teams, Excel, Word en Adobe InDesign
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau

Competenties:

• Is nauwkeurig
• Is integer
• Is proactief
• Beschikt over sociale vaardigheden voor het faciliteren van de ondernemingsraad (en zijn commissies)
• Beschikt over sociale vaardigheden voor het begeleiden van de ondernemingsraad (en zijn commissies)
• Beschikt over sociale vaardigheden voor het adviseren van de ondernemingsraad (en zijn commissies)
• Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor het informeren van de ondernemingsraad (en zijn commissies)
• Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor de verslaglegging van vergaderingen
• Beschikt over communicatieve vaardigheden voor communicatie met leden van de ondernemingsraad, het management en de WOR-bestuurder
• Beschikt over politieke/bestuurlijke sensitiviteit bij besluitvormingsprocessen die gevoelig liggen en veel impact hebben binnen de organisatie