Vacature Adviseur Informatiebeheer (DIV) Senior

Startdatum: 15 juli 2026

Einddatum: 15 januari 2027

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 15 juni 2026

Publicatiedatum: 4 juni 2026

Functie

Functietitel: (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV)

Je verzorgt de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer, met focus op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

Algemeen

• Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen; adviseren en motiveren van de toepassing van wet- en regelgeving.
• Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering bij nieuwe casussen.
• Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen.
• Fungeren als sparringspartner van de informatiemanager op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer.
• Vervullen van een coördinerende rol binnen het informatiebeheer.

Zaakgericht werken

• Optreden als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken en afstemming met applicatiebeheerders.
• Meedenken over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming.
• Adviseren en begeleiden van medewerkers bij eenduidige registratie en dossiervorming in het zaaksysteem en uitvoeren van kwaliteitscontrole van dossiers.

MS365 en archief

• Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving.
• Meedenken over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid).

Kwaliteitshandboek en kwaliteitsborging

• Inhoudelijke inbreng leveren in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen).
• Knopen doorhakken bij complexe casussen en zorgen voor duidelijke vastlegging van keuzes.

Afstemming met externe partijen

• Contact onderhouden met Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer.

Uitfasering en migratie

• Adviseren over uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen).
• Zorgen dat bij migraties archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven, in samenwerking met applicatiebeheerders.

Eisen:

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van Informatiedienstverlening, Documentaire Informatievoorziening en of SOD I/SOD II
• Aantoonbare kennis van de archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling, maar ook de selectielijsten en bewaartermijnen
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer DIV, waaronder het toetsen van dossiers aan wet en regelgeving, advisering over dossiervorming en archivering en uitvoering en begeleiding van informatiebeheerprocessen
• Minimaal 2 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie bij voorkeur gemeente of gemeenschappelijke regeling
• Aantoonbare ervaring met zaakgericht werken binnen een zaaksysteem, waaronder ervaring met zaakdossiers, registratie en dossiervormingsafspraken en het begeleiden van gebruikers
• Beschikbaar per 15-07-2026 voor het aantal afgesproken uren per week
• Bereidheid tot fysieke aanwezigheid op kantoor, minimaal 2 dagen per week

Wensen:

• Aantoonbare senior werkervaring als Medewerker DIV
• Kennis van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en Woo
• Ervaring met meerdere systemen en digitalisering zoals XXLNC Zaken, Corsa en MS365 ( benoem deze in het cv )
• Aantoonbare ervaring in adviserende en communicatieve vaardigheden )
• Aantoonbare werkervaring binnen vergelijkbare overheidsorganisaties

Competenties:

• Analytisch vermogen: Kandidaat is in staat om complexe informatievraagstukken te doorgronden en structuur aan te brengen in informatie- en documentstromen
• Kwaliteitsgerichtheid: Kandidaat werkt nauwkeurig en volgens geldende richtlijnen en wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, AVG, Woo) en bewaakt de kwaliteit van informatiebeheer
• Zelfstandigheid: Kandidaat is in staat om werkzaamheden zelfstandig op te pakken, prioriteiten te stellen en tijdig resultaten te leveren zonder intensieve aansturing
• Adviserende vaardigheden: Kandidaat adviseert gevraagd en ongevraagd collega’s en management over informatiebeheer, archivering en digitale dossiervorming
• Communicatieve vaardigheden: Kandidaat communiceert duidelijk en zorgvuldig met verschillende stakeholders en weet complexe DIV‐onderwerpen begrijpelijk over te brengen
• Organisatiesensitiviteit: Kandidaat heeft oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en weet hier effectief op in te spelen binnen een overheidsorganisatie
• Samenwerkingsgerichtheid: Kandidaat werkt prettig samen met collega’s binnen en buiten het vakgebied en draagt actief bij aan teambrede resultaten
• Resultaatgerichtheid:Kandidaat werkt doelgericht en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en resultaten worden behaald binnen de gestelde termijnen