Vacature Officemanager Griffie

Rijswijk
36 uur

Solliciteren via WhatsApp Direct solliciteren

ZZP

15-05-2026

Vacature omschrijving

Startdatum: 25 mei 2026

Einddatum: 31 december 2026

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: 31-12-2026

Sluitingsdatum: 13 mei 2026

Publicatiedatum: 7 mei 2026

Functie

Als officemanager Griffie ben jij het administratieve en secretariële hart van de griffie. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.

Wat ga je doen?

Belangrijkste taken

Registreren en plaatsen van documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgen van de volledige administratieve afhandeling.
Actief bewaken van alle termijnen binnen het besluitvormingsproces.
Zorgen voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens de schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam.
Beheren van de mailbox van de griffie en berichten tijdig en zorgvuldig afhandelen, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs.
Eerste aanspreekpunt zijn voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties, en hen vriendelijk en servicegericht op weg helpen.
Ondersteunen van forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceren van forumagenda’s na vaststelling door het presidium; later ook publicatie van de raadsagenda verzorgen.
Secretariële ondersteuning bieden aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken.
Onderhouden van contact met inwoners, bijvoorbeeld bij aanmeldingen om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering.
Organiseren van bijeenkomsten tot in de puntjes: van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten.
Monitoren van de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl na vaststelling door de gemeenteraad.
Kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in het raadsinformatiesysteem iBabs.
Uitvoeren van diverse andere administratieve werkzaamheden die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

Eisen:

Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier
Uiterlijk beschikbaar per mei 2026 voor minimaal 36 uur per week
Aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagochtend en woensdag fysiek aanwezig zijn in het gemeentehuis in Rijswijk. Op donderdag en vrijdag thuiswerken

Wensen:

Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie
Aantoonbare werkervaring met het systeem iBabs. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan
Aantoonbare werkervaring met interne en externe stakeholders

Direct solliciteren

Is dit een opdracht voor jou?

Direct solliciteren Solliciteren via WhatsApp

Deel deze opdracht

Facebook LinkedIn WhatsApp E-mail

Vragen over deze opdracht?

Hoe het werkt?

Solliciteer op jouw opdracht

Geen cv bij de hand? Geen probleem. Bij ons hoef je geen uitgebreide motivatiebrief te schrijven of je hele loopbaan op papier te zetten. Laat simpelweg je naam en contactgegevens achter of stuur ons een kort berichtje. Wij zijn vooral benieuwd naar wie jíj bent en wat je zoekt.

Wij nemen contact op

Binnen een paar werkdagen nemen we contact met je op. We bespreken wat jij belangrijk vindt in een baan, wat je ervaring is (of juist waar je in wil groeien), en welke mogelijkheden er zijn binnen ons team. Alles in een open en ontspannen gesprek.

Kennismaken

Zien we een match? Dan nodigen we je uit voor een kennismakingsgesprek – online of bij ons op locatie. Je krijgt een goed beeld van de functie, de sfeer en de mensen met wie je eventueel gaat samenwerken. En natuurlijk kun jij ook al je vragen stellen.

Je kan aan de slag!

Zijn we allebei enthousiast? Dan regelen we de laatste praktische zaken en zorgen we dat je een vliegende start maakt. Van contract tot inwerktraject – we zorgen dat alles op rolletjes loopt.