Vacature Locatiecoördinator Oekraïne opvang

Startdatum: 13 augustus 2026

Einddatum: 13 februari 2027

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 16 juli 2026

Publicatiedatum: 10 juli 2026

Functieomschrijving

Als locatiecoördinator ben je verantwoordelijk voor de organisatie en het dagelijkse verloop binnen twee opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden. Je werkt nauw samen met (veelal parttime) medewerkers op locatie, uitvoerende organisaties, vrijwilligers en regionale partners. Je coördineert en bewaakt de uitvoering van taken, ziet toe op naleving van afspraken en faciliteert waar nodig. Je bent het aanspreekpunt voor bewoners en externe instanties en draagt bij aan het welzijn en de leefbaarheid binnen de locaties. Je werkzaamheden voer je vooral op locatie uit en af en toe op kantoor.

Jouw taken en verantwoordelijkheden

• Algemene organisatie: Verantwoordelijk voor de gehele organisatie en het dagelijks goede verloop op de opvanglocaties.
• Stakeholdermanagement: Schakelen met partners voor facilitair beheer, collega’s, vrijwilligers en externe partners.
• Aanspreekpunt bewoners: Eerste aanspreekpunt voor bewoners; signaleren van behoeften, verhuizingen, plaatsingen en zorgvragen.
• Omgevingssignalen: Opvangen van signalen uit de omgeving en handelen om draagvlak en veiligheid te bevorderen.
• Regionale afstemming: Deelname aan regionaal operationeel overleg en vertegenwoordiging vanuit de locaties.
• Beleidsgerichte signalering: Signaleren richting beleidsmedewerkers over knelpunten en verbeterpunten.
• Welzijn en veiligheid: Verantwoordelijk voor het welzijn van bewoners; eerste aanspreekpunt voor politie, brandweer en BOA’s.
• Huisregels en escalatie: Toezien op naleving van huisregels, signaleren van bewoners met extra zorgbehoefte en voeren van (vroegtijdige) escalatiegesprekken.
• Proactief handelen: Alert op verbeterpunten en proactief handelen in ad-hoc situaties en bij complexe casuïstiek.

Hoofdproducten (eindproducten)

Je levert heldere, onderbouwde documenten en protocollen die de organisatie en dagelijkse praktijk op de locaties ondersteunen. De hoofdproducten zijn:

• Locatiebeheerplan
• Werk- en procesafspraken opvanglocaties
• Plaatsings- en doorverwijzingsprotocol
• Handhavings- en escalatieprotocol

Uitwerking van de hoofdproducten

1. Operationeel beheer opvanglocaties — Locatiebeheerplan

• Opgesteld en onderhouden locatiebeheerplan voor beide opvanglocaties.
• Beschrijving van processen, verantwoordelijkheden en escalatieroutes.
• Ontwikkeling van een maandelijkse voortgangsrapportage over bezetting, bijzonderheden en knelpunten.

2. Coördinatie dagelijkse bedrijfsvoering — Werk- en procesafspraken

• Vastgelegde werkafspraken voor medewerkers, receptionisten en externe partners.
• Overzicht van operationele processen en taakverdeling.
• Actielijst en opvolgingssysteem voor meldingen en incidenten.
• Oplevering van een handboek met routes, afspraken en taakverdeling voor betrokken partijen.

3. Bewonersbeheer, welzijn en plaatsingen — Plaatsings- en doorverwijzingsprotocol

• Actuele bewonersregistratie.
• Protocol voor instroom, doorstroom, verhuizing en uitstroom van bewoners.
• Overzicht van beschikbare en bezette opvangplaatsen.
• Procedure voor het signaleren van zorg-, veiligheids- en welzijnsvraagstukken.
• Registratie van signalen en ingezette acties.
• Vastgelegde samenwerkingsafspraken met zorg- en hulpverleningsinstanties en afstemming met relevante teams.

4. Naleving huisregels en leefbaarheid — Handhavings- en escalatieprotocol

• Actualisatie van huisregels voor bewoners.
• Procedure voor waarschuwingen, gesprekken en escalaties.
• Registratiesysteem voor overtredingen en opvolging.
• Afstemming met geldende wet- en regelgeving voor opvang.

Eisen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen opvanglocaties in de asielopvang, maatschappelijke opvang of de opvang van Oekraïense ontheemden
• Doorgaans beschikbaar vanaf 08.00 uur tot 17.00, en bij calamiteiten direct en flexibel bereikbaar en inzetbaar
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Coördinator opvang in de asielopvang, maatschappelijke opvang of de opvang van Oekraïense ontheemden
• Aantoonbare kennis van de wet- en regelgeving omtrent de opvanglocaties
• Aantoonbare werkervaring met integrale samenwerkingen tussen gemeentes, zorginstellingen en andere maatschappelijke partners in de regio Zaanstreek-Waterland
• Aantoonbare werkervaring met escalatiegesprekken en conflict casuïstiek

Competenties:

• Lef
• Verbinding
• Vertrouwen
• Nieuwsgierigheid
• Je staat stevig in je schoenen
• Je weet mogelijke crisissituaties adequaat op te lossen
• Je brengt overzicht als echte organisator
• Je bent communicatief heel sterk
• Je betrekt alle relevante partijen
• Je hebt affiniteit met de doelgroep
• Bij voorkeur heb je ervaring met de doelgroep
• Je bent stressbestendig
• Je bent proactief
• Je bent flexibel
• Je bent in staat om snel te schakelen
• Je bent in staat om beslissingen te nemen