Vacature Bestuursecretaresse GS

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 2 december 2026

Optie op verlenging: 1x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 19 mei 2026

Publicatiedatum: 8 mei 2026

Functietitel

Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Je voert veelzijdige secretariële werkzaamheden uit ter ondersteuning van een bestuurder. Je organiseert in- en externe bijeenkomsten, verzorgt faciliteiten zoals catering en ruimte-reservering, en ontvangt gasten. Je legt afspraken en benodigde informatie vast in iBabs. Je boekt reizen en verblijf wanneer de bestuurder naar het buitenland reist en ondersteunt de bestuurder ook op afstand.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten (inclusief catering, ruimtes en ontvangst)
• Documenteren van afspraken en informatie in iBabs
• Boeken van reizen en verblijf bij buitenlandse reizen
• Nauwlettend beheren van agenda’s en tijdig inplannen van afspraken
• Regelen van last-minute afspraken en het inschakelen van de juiste partijen
• Onderhouden van contacten met externe partijen en fungeren als vraagbaak voor collega’s en externen
• Signaleren van inefficiënties en uitzetten van lijnen om processen te verbeteren
• Notuleren bij sommige vergaderingen (vaardigheid in notuleren is een plus)

Gewenste vaardigheden en competenties

• Zeer nauwkeurig en gestructureerd werken
• Proactieve houding en gericht op vernieuwing
• Goede communicatieve vaardigheden; je zoekt actief verbinding met externen
• Flexibiliteit bij last-minute wijzigingen
• Beschikbaarheid als vraagbaak voor afdelingen
• Notuleervaardigheid is een pré

Eisen:

• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
• Minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau 4

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4 niveau bij voorkeur in de richting van secretarieel/office management
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar
• Aanwezig op het provinciehuis in Lelystad
• Maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag aanwezig op het provinciehuis in Lelystad
• Vijf dagen aanwezig op het provinciehuis
• Goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt overleggen notuleren, vermeld dit duidelijk in het cv)
• Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office, bijvoorbeeld met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven
• Aantoonbare werkervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het archiveringssysteem eDocs

Competenties:

• Zelfstartend en proactief – Je neemt initiatief, wacht niet af en ziet kansen om verbeteringen aan te brengen
• Samenwerkingsgericht – Je werkt effectief samen met collega’s en externe partijen om gezamenlijke doelen te bereiken
• Nauwkeurig en zorgvuldig – Je hebt oog voor detail en zorgt voor kwaliteit in je werk
• Planmatig en doelgericht – Je werkt gestructureerd en resultaatgericht, met aandacht voor deadlines en prioriteiten
• Leergierig en ontwikkelingsgericht – Je staat open voor nieuwe inzichten, investeert in je professionele groei en past nieuwe kennis toe in de praktijk
• Politiek sensitief – Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en speelt effectief in op politieke en organisatorische dynamiek
• Gastvrij en etiquettebewust – Je straalt professionaliteit uit, hecht waarde aan representativiteit en zorgt voor een gastvrije en respectvolle omgang met anderen
• Overzicht houdend en vooruitdenkend – Je denkt strategisch mee met Gedeputeerde Staten, bewaakt de grote lijnen en anticipeert op toekomstige ontwikkelingen
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift