Vacature Medewerker Bestuurssecretariaat
- Zeist
- 24 - 32 uur
- 2544-3954 per maand
Vacature omschrijving
Startdatum: zo spoedig mogelijk
Einddatum: 11 mei 2026
Optie op verlenging: 2x 3 maanden
Duur: 3 maanden
Sluitingsdatum: 28 januari 2026
Publicatiedatum: 21 januari 2026
Functie
Bestuurssecretaresse
Je ondersteunt secretarieel de burgemeester en de wethouders, met een nadruk op het ondersteunen van 3 wethouders.
Team
Je komt in een team met twee andere bestuurssecretaresses waarmee je samen de burgemeester en wethouders van de gemeente ondersteunt.
Taken en verantwoordelijkheden
- Plannen van afspraken: dit beslaat ongeveer 75% van de dagelijkse werkzaamheden.
- Eerste aanspreekpunt: voor contactverzoeken gericht aan de wethouders.
- Bewaken voorbereiding: zorgen dat voorbereidingen tijdig worden aangeleverd.
- Klaarzetten vergaderstukken: onder andere in iBabs.
- Rapportages opstellen: wekelijks rapportages met betrekking tot regionale en representatieve activiteiten van het college.
Eisen:
- Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in secretariële richting
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse, binnen een gemeentelijke organisatie
- Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, organisatie van vergaderingen en stukkenstromen
- Bereidheid om op specifieke dagen (maandag, woensdag en onderdag) te werken in Zeist
Wensen:
- Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie
- Aantoonbare werkervaring met Ibabs
- Aantoonbare werkervaring met Office 365
- Aantoonbare werkervaring met Sharepoint
- Aantoonbaar beschikbaar voor minimaal 28 uur per week gedurende de volledige duur van de opdracht
Competenties:
- Ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak is voor jou als vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Zoals het een echte multitasker betaamt denk je vooruit en neem je initiatief. Je kunt snel schakelen en anticipeert met gemak op plots aankomende activiteiten. Jij bent het schakelpunt tussen het college, de organisatie en de inwoners van Zeist. Met grote nauwkeurigheid beheer je de complexe agenda’s van de collegeleden en scan je actief op belangrijke berichten in hun mailboxen. Door jouw politiek en bestuurlijk inlevingsvermogen ben je in staat op eigen initiatief mailberichten af te handelen of deze te bespreken met de collegeleden. Jij zorgt ervoor dat de dag van de collegeleden soepeltjes verloopt. Je bent je ervan bewust dat je het voorportaal bent van het college van gemeente Zeist dus je beseft dat jouw optreden representatief en onkreukbaar moet zijn. Communicatie is daarin echt jouw ding net zoals takt en inlevingsvermogen
Is dit een opdracht voor jou?
Hoe het werkt?
Gerelateerde vacatures
- Houten
- 36 uur
- € 4.848,- / € 5.692,- per maand
Startdatum: 16 februari 2026 Einddatum: 16 februari 2027 Duur: 12 maanden, optie op verlenging 2 x 6 mnd Sluitingsdatum: 28 januari 2026 Publicatiedatum: 20 januari 2026 Project Management Ondersteuner (PMO) — Programma Hartslag Als PMO voor Programma Hartslag ondersteun je de programmamanager organisatorisch en bewaak je structuur, voortgang en kwaliteit. Je ontzorgt de dagelijkse sturing…
- Apeldoorn
- 36 uur
- € 3.424,- / € 4.056,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 23 september 2026 Optie op verlenging: 2x 6 maanden Duur: 7 maanden Sluitingsdatum: 9 februari 2026 Publicatiedatum: 20 januari 2026 Functieomschrijving Werkzaamheden en verantwoordelijkheden Aanvragen/uitgifte van reisdocumenten en rijbewijzen Verstrekken reisdocument vluchteling Verstrekken van uittreksels uit de BRP Aanvragen van verklaringen omtrent het gedrag Verwerken van aangifte van verhuizingen en…
- Zoetermeer
- 20 - 36 uur
- € 2.588,- / € 5.291,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 13 februari 2027 Optie op verlenging: 1x 12 maanden Sluitingsdatum: 30 januari 2026 Publicatiedatum: 19 januari 2026 Functietitel Medewerker WIN-punt Kern van de functie Jij bent het gezicht van het informatiepunt in de regio’s Midden-Holland en Zuid-Holland Centraal en zet de vraag van de EU-arbeidsmigrant centraal. Taken en verantwoordelijkheden Beantwoorden…
- Borne
- 24 - 36 uur
- € 3.232,- / € 5.481,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 9 augustus 2026 Optie op verlenging: 2x 3 maanden Sluitingsdatum: 26 januari 2026 Publicatiedatum: 19 januari 2026 Opdracht Waar ga jij je mee bezig houden als financieel administratief medewerker? Debiteurenadministratie Kas- en bankboek Overige financiële werkzaamheden BTW vraagstukken Eisen: Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau Minimaal 1 jaar aantoonbare…
- Oude Pekela
- 16 - 24 uur
- € 2.801,- / € 4.624,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 13 augustus 2026 Optie op verlenging: 1x 6 maanden Duur: 6 maanden Sluitingsdatum: 30 januari 2026 Publicatiedatum: 20 januari 2026 Functie Tijdelijke beleidsmedewerker Inburgering Je bent een verbindende en analytische professional die zich snel kan verdiepen in complexe wet- en regelgeving. Je hebt een scherp oog voor landelijke ontwikkelingen en…
- Wageningen
- 32 uur
- € 3.418,- / € 3.980,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 31 december 2026 Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend Sluitingsdatum: 30 januari 2026 Publicatiedatum: 16 januari 2026 Functietitel Frontoffice medewerker Burgerzaken Functieomschrijving Je behandelt veelvoorkomende aanvragen op het gebied van burgerzaken, zoals reisdocumenten, rijbewijzen, VOG’s, geboorteaangiften, uittreksels en verhuizingen. Je werkt aan de balie en verwerkt ook online…
- Coevorden
- 20 uur
Startdatum: 26 januari 2026 Einddatum: 27 maart 2026 Optie op verlenging: Ja Duur: 3 maanden Sluitingsdatum: 26 januari 2026 Publicatiedatum: 20 januari 2026 Taakomschrijving Belangrijkste werkzaamheden: Plannen, voorbereiden en notuleren van diverse werkoverleggen, zoals teamoverleg en domeinoverleg Inplannen van grotere en soms externe werkoverleggen voor medewerkers van het team Agendabeheer voor de teamleider Samen met…
- Amsterdam
- 36 uur
- € 6.114,- / € 6.746,- per maand
Startdatum: zo spoedig mogelijk Einddatum: 31 augustus 2026 Optie op verlenging: Ja Sluitingsdatum: 2 februari 2026 Publicatiedatum: 20 januari 2026 Functieomschrijving Als Dienstregisseur ben je verantwoordelijk voor regievoering op de applicatiedienstverlening, continue kwaliteitsverbetering van deze dienstverlening en risico- en capaciteitsmanagement. Je monitort de geleverde dienstverlening, stuurt bij waar nodig en levert informatie over deze dienstverlening…