Vacature Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 2 april 2027

Optie op verlenging: 2x 3 maanden

Duur: 5 maanden

Sluitingsdatum: 19 oktober 2026

Publicatiedatum: 12 oktober 2026

Projectondersteuner

Functie: Je werkt samen met de projectleider aan het inrichten van een projectorganisatie voor een organisatiebrede analyse en de totstandkoming van een verbeterplan gericht op het duurzaam versterken van de interne beheersing.

Kerntaken en werkzaamheden

• Inrichten van de projectorganisatie ter begeleiding van de analyse en het verbeterplan.
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten.
• Bewaken van voortgang en opvolging van actiepunten.
• Verzorgen van verslaglegging en documentatie.
• Verzamelen, structureren en beheren van relevante informatie.
• Ondersteunen bij de voorbereiding en uitwerking van projectresultaten.
• Voorbereidingen treffen voor de start van de uitvoering van het verbeterplan.

Doel en verwachte resultaten van de analyse

• Inzicht in de onderliggende oorzaken van tekortkomingen in de interne beheersing.
• Identificatie en prioritering van kritische bedrijfsvoeringprocessen.
• Inzicht in de inrichting van governance, verantwoordelijkheden en eigenaarschap.
• Inzicht in benodigde kennis, competenties en capaciteit om de interne beheersing duurzaam te versterken.
• Een integraal beeld van de belangrijkste risico’s en de mate van beheersing.
• Een uitvoerings- en verbeterplan voor de periode 2027–2029, inclusief prioriteiten, fasering, inschatting benodigde middelen en governance.

Eisen:

• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen
• Aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging én voortgangsrapportages
• Aantoonbare kennis van Mircrosoft 365
• Aantoonbare werkervaring met opstellen van notities, presentaties én managementinformatie
• Beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen

Wensen:

• Aantoonbare kennis van Mircrosoft SharePoint en Excel
• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie

Competenties:

• Organiseert werkzaamheden gestructureerd
• Bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat activiteiten, overleggen en deadlines op elkaar aansluiten
• Anticipeert op wat het project nodig heeft
• Neemt zelfstandig initiatief om de voortgang te ondersteunen
• Signaleert ontbrekende informatie, achterblijvende acties en naderende deadlines en komt met voorstellen
• Legt informatie helder, bondig en zorgvuldig vast
• Kan overleggen, interviews en werksessies vertalen naar bruikbare verslagen en actielijsten
• Werkt zorgvuldig
• Controleert informatie op volledigheid, consistentie en juistheid
• Kan informatie uit verschillende bronnen verzamelen, ordenen en samenvatten
• Maakt relevante ontwikkelingen voor de projectleider zichtbaar
• Werkt gemakkelijk samen met medewerkers, proceseigenaren, projectleden en management
• Brengt informatie en bijdragen tijdig bij elkaar
• Is vaardig met gangbare kantoor- en samenwerkingsapplicaties
• Kan projectinformatie digitaal structureren en beheren
• Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Begrijpt de verhoudingen binnen de organisatie
• Weet wanneer informatie moet worden gedeeld of juist beschermd