Vacature Externe projectadviseur procesvastlegging

Startdatum: 20 augustus 2026

Einddatum: 20 augustus 2027

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: 12 maanden

Sluitingsdatum: 10 juli 2026

Publicatiedatum: 2 juli 2026

Functie

Je wordt ingehuurd als externe projectadviseur met als focus het vastleggen, uitwerken en invoeren van procesbeschrijvingen van kritieke processen.

Doel van de opdracht

Doel: Het opleveren van eenduidige, begrijpelijke en bruikbare procesbeschrijvingen van kritieke processen die samen met medewerkers tot stand zijn gekomen, aansluiten op de vastgestelde kaders en formats en centraal en duurzaam zijn vastgelegd in de gekozen ICT‑omgeving.

Scope en werkzaamheden

1. Vastleggen van processen

• Deelnemen aan werksessies met medewerkers en proceseigenaren.
• Tijdens de sessies vastleggen van het feitelijke procesverloop (AS‑IS).
• Signaleren van knelpunten, overdrachtsmomenten en afhankelijkheden (zonder besluitvorming).
• Zorgen voor een correcte, herkenbare weergave van het proces zoals door de deelnemers bedoeld.

2. Uitwerken van procesbeschrijvingen

• Vertalen van werkuitkomsten naar processtappen, rollen en verantwoordelijkheden, input/output en relevante koppelingen met andere processen.
• Uitwerken volgens afgesproken formats (bijv. 1‑A4 proceskaart, BPM‑diagram of gelijkwaardig).
• Afstemmen van conceptbeschrijvingen met betrokken medewerkers en proceseigenaren.

3. Vastleggen in ICT‑systemen

• Invoeren en structureren van procesbeschrijvingen in de gekozen ICT‑omgeving (bijv. procesmanagementtool of gedeelde omgeving).
• Zorgen voor juiste naamgeving, versiebeheer en vindbaarheid.
• Ondersteunen bij het uniform toepassen van formats en structuur.
• Signaleren van knelpunten in tooling of werkwijze aan de projectleider.

Verwachte deliverables

• Vastgelegde procesuitkomsten van werksessies.
• Uitgewerkte procesbeschrijvingen van kritieke processen volgens vastgesteld format.
• Correct ingevoerde en gestructureerde procesdocumentatie in de ICT‑omgeving.
• Overzicht van opgeleverde processen inclusief status (concept / vastgesteld).
• Signalen en verbetervoorstellen m.b.t. procesvastlegging en tooling (ter informatie).

Acceptatie

Acceptatie van deliverables vindt plaats door de projectleider.

Eisen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het beschrijven, vastleggen en uitwerken van processen
• Minimaal over een afgeronde HBO-bachelor opleiding
• Aantoonbare werkervaring met het ophalen van procesinformatie tijdens werksessies met medewerkers, proceseigenaren en/of andere stakeholders
• Aantoonbare werkervaring met het vastleggen van procesinformatie in een ICT-omgeving, zoals een procesmanagementtool, documentmanagementsysteem of gedeelde digitale omgeving
• Beschikbaar per 20 augustus 2026 voor 16 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht te blijken

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met het beschrijven, uitwerken en vastleggen van processen binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met procesmodellering, bijvoorbeeld met BPMN, proceskaarten, swimlanes, SIPOC, Visio, Mavim, BlueDolphin of een vergelijkbare methodiek/tool
• Aantoonbare werkervaring met het deelnemen aan, begeleiden of ondersteunen van werksessies waarin procesinformatie wordt opgehaald bij medewerkers, proceseigenaren en/of andere stakeholders
• Aantoonbare werkervaring met het invoeren, structureren, beheren en vindbaar maken van procesdocumentatie in een digitale ICT-omgeving, inclusief naamgeving, versiebeheer en/of statusbeheer
• Aantoonbare werkervaring met procesvastlegging binnen het domein informatiemanagement, ICT, informatiebeheer, kwaliteitsmanagement, risicomanagement, bedrijfscontinuïteitsmanagement of bedrijfsvoering

Competenties:

• Verantwoordelijkheid
• Analytisch vermogen
• Oordeelsvorming
• Klantgerichtheid
• Kwaliteitsgerichtheid