Vacature Tactisch Adviseur Informatiehuishouding

Startdatum: 1 oktober 2025

Einddatum: 31 maart 2026

Optie op verlenging: 1 maal 3 maanden

Opdracht
De uitvoering van de interne bedrijfsprocessen wordt in grote mate ondersteund door (geautomatiseerde) informatiesystemen en gegevensbestanden. Ook de dienstverlening aan de klanten wordt in grote mate ondersteund door systemen die digitale producten en diensten leveren. Goed beheer van deze informatie inclusief een passende informatiehuishouding hoort daarbij. Voor het verder inrichten en verbeteren van onze informatiehuishouding zijn we op zoek naar een ervaren adviseur informatiehuishouding, met specifieke en diepgaande kennis van Archiefwetgeving en de toepassing hiervan op onder andere basisregistraties. De adviseur zal een sleutelrol spelen in de overgang naar een meer strategische en toekomstgerichte informatiehuishouding. Er wordt gezocht naar een adviseur die de organisatie tijdelijk kan versterken in de tactische laag. De adviseur zal het team recordmanagement binnen de directie DGV versterken en deelnemen in het virtuele team recordmanagement. Er zal veel nadruk liggen op het kunnen opstellen van beleid en uitvoeringskaders, naast het ondersteunen van de operationele adviseurs. Taken die binnen de opdracht kunnen komen vallen bevatten onder andere het opnieuw opstellen van de selectielijst, ondersteunen bij het doorvoeren van vervangings- en vernietigingsbesluiten, implementatie van de nieuwe Archiefwet en aanverwante taken. Doel voor de adviseur is om een sterke inhoudelijke bijdrage te leveren aan deze processen en aan het pad om te komen tot een prioritering van de verschillende taken die opgepakt moeten worden binnen de organisatie.
Er wordt van de adviseur verwacht dat deze in de eerste drie maanden van de opdracht de organisatie ondersteund op dit vlak, waarna er steeds meer inhoudelijke taken opgepakt kunnen worden. In principe zal er gewerkt worden vanuit ons kantoor de Grift in Apeldoorn, hierbij is het uitgangspunt dat er minimaal twee dagen op locatie gewerkt zal worden en waar nodig meer. De medewerker werkt per se niet onder leiding en toezicht! Binnen deze opdracht zoeken wij naar een vaste adviseur en dus niet een constructie waarin met een duo partner gewerkt wordt.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

De adviseur zal werken met de volgende technieken, methoden en tools. Ervaring hiermee is cruciaal voor een succesvolle invulling van de opdracht.

• DMS/RMA (Document Management Systeem/Record Management Applicatie)
  Ervaring met het inrichten en beheer van deze systemen is essentieel, aangezien deze nog aan te besteden systemen de kern gaan vormen van de informatiehuishouding.
• LEAN werken binnen JIRA
  De werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de LEAN-methode en gecoördineerd in Jira. Kennis van deze manier van werken en bij voorkeur ervaring met het werken in deze tool is een vereiste om effectief te kunnen samenwerken binnen het virtuele team.
• Business Architectuur
  Als adviseur werk je nauw samen met een business architect. Kennis van business architectuur is daarbij van belang om de informatiehuishouding in de context van de bedrijfsprocessen te laten plaatsen en te adviseren over de inrichting en implementatie van beleid.
• AI (Kunstmatige Intelligentie)
  Inzichten in de kansen en risico’s van AI in relatie tot informatiehuishouding zijn een pre.
• Risicomanagement
  De opdracht omvat taken rondom beleid en implementatie van nieuwe wetgeving, wat kennis van risicomanagement en de toepassing hiervan op informatiebeheer vereist.
• Stakeholder management
  De adviseur is een verbindende schakel. Je creëert draagvlak en bouwt sterke relaties op met interne en externe stakeholders. Van de directie tot operationele teams en externe partners en toezichthouders. Je weet verschillende belangen te verenigen om zo veranderingen succesvol door te voeren.
• Verandermanagement
  De adviseur is een aanjager van verandering en werkt hierin nauw samen met de recordmanager en de manager van het virtuele team. Je bent in staat om weerstand te overbruggen en teams te motiveren, zodat de transitie naar een meer toekomstgerichte informatiehuishouding soepel en succesvol verloopt.
• Projectmanagement vaardigheden
  Een adviseur is bedreven in het plannen, prioriteren en bewaken van de voortgang, en zorgt ervoor dat projecten binnen de gestelde kaders succesvol worden afgerond.
• Strategisch inzicht
  De adviseur heeft overzicht en het vermogen om de strategische visie te vertalen naar concrete en uitvoerbare tactische plannen. Je ziet het grotere plaatje en zorgt ervoor dat jouw bijdrage naadloos aansluit bij de lange termijn doelstellingen van de organisatie.

Verantwoordelijkheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zullen bij aanvang vastgelegd worden, en kunnen in ieder geval bevatten:

• Het direct ondersteunen van de nieuwe recordsmanager door het vertalen van diens strategische kaders naar concrete en uitvoerbare tactische plannen en beleidsstukken.
• Aanspreekpunt zijn voor complexe vragen rondom informatiehuishouding, en deze vragen doorvertalen naar structurele oplossingen.
• Opzetten van een nieuwe selectielijst.
• Deelnemen in projectgroep ‘Bewaren bij de Bron’ en bijdragen aan de inhoudelijke en tactische uitvoering van dit project.
• Het begeleiden van operationele adviseurs informatiehuishouding in uitvoerende taken, zoals opzetten van vervangingshandboeken, en het overdragen van specialistische kennis.
• Het opstellen, coördineren en bijsturen van het tactisch beleid op basis van de strategische kaders uitgezet door de nieuw te werven recordsmanager. Dit omvat het vertalen van strategische doelen naar concrete plannen en uitvoeringskaders.
• Bijdragen aan het verder invullen van de archivering van (digitale) informatiebronnen, waaronder e-mail, websites en sociale media. Bijdragen aan awarenessprogramma om informatiehuishouding binnen de organisatie breder bekend te maken.
• Deelnemen in de roadmap informatiehuishouding.
• Het bewaken en coördineren van de consistentie van het tactische informatiehuishoudingsbeleid over de verschillende projecten en teams heen, om te zorgen voor een uniforme aanpak binnen het virtuele team recordmanagement.
• Adviseren van het management over tactische keuzes en de impact hiervan op de bedrijfsprocessen en bedrijfsdoelen. Je levert input voor besluitvorming op basis van je inhoudelijke expertise.
• Het initiëren en uitwerken van verbetervoorstellen om de informatiehuishouding structureel te optimaliseren. Dit omvat niet alleen het oplossen van bestaande problemen, maar ook het proactief signaleren van kansen en risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van nieuwe technologieën of gewijzigde wetgeving.

Eisen:

• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift
• Afgeronde (bachelor) hbo-opleiding of hoger binnen het werkveld informatiehuishouding, danwel passende werkervaring. Een afgeronde LARM en LRM leergang is een pré wanneer er geen volledig afgeronde HBO opleiding aanwezig is
• Minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van informatiehuishouding (bij voorkeur binnen een ZBO (Zelfstandig Bestuursorgaan) en verandertrajecten binnen dit werkveld
• Specifieke kennis van de Archiefwet 2021

Competenties:

• Van de ideale kandidaat verwachten we de volgende competenties: Resultaatgericht: Je bent gedreven om concrete resultaten te behalen en zorgt ervoor dat projecten succesvol worden afgerond
• Strategisch inzicht: Je hebt een sterke verbinding met en je bent in staat om de strategische visie van de recordmanager te vertalen naar concrete tactische plannen en uitvoerbare kaders. Je ziet het grotere geheel van de informatiehuishouding en anticipeert op toekomstige ontwikkelingen
• Analytisch vermogen: Je kunt complexe vraagstukken snel doorgronden, kansen en risico’s identificeren en deze omzetten in heldere, bruikbare adviezen
• Verbindend vermogen en overtuigingskracht Je bent de verbindende schakel tussen diverse stakeholders en afdelingen. Je creëert draagvlak en weet anderen te overtuigen van de noodzaak van veranderingen
• Communicatief sterk: Je bent in staat om zowel mondeling als schriftelijk helder en doeltreffend te communiceren, wat essentieel is voor het opstellen van beleid en het overdragen van kennis
• Kwaliteitsgericht
• Initiatiefrijk en proactief: Je wacht niet af, maar signaleert zelfstandig verbetermogelijkheden en neemt het initiatief om deze aan te pakken
• Hands on en kwaliteitsgericht: Je werkt graag in een team en je bent niet bang om de handen uit de mouwen te steken. Je streeft altijd naar de hoogste kwaliteit in je werk en de geleverde adviezen
• In staat kennis over te dragen aan anderen