Vacature Senior specialist Informatiehuishouding (Archiefwet)

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 1 november 2026

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Sluitingsdatum: 2 maart 2026

Publicatiedatum: 24 februari 2026

Rolomschrijving

Je wordt ingezet om de verbeterpunten uit de archiefinspectie te realiseren en het archiefbeheer aantoonbaar te verbeteren en toekomstbestendig in te richten. Je adviseert en ondersteunt bij de uitvoering van verbetermaatregelen, brengt structuur en overzicht in de aanpak en voert zowel uitvoerende als adviserende taken uit. Er is geen beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing binnen deze opdracht.

Kerntaken

• Adviseren en ondersteunen bij uitvoering van verbetermaatregelen op het gebied van informatiehuishouding;
• Brengen van structuur en overzicht in aanpak en processen;
• Realiseren en begeleiden van prioritaire verbeteracties naar aanleiding van de archiefinspectie;
• Structureel versterken en borgen van archief- en informatiebeheer binnen de organisatie;
• Formuleren van randvoorwaarden en aandachtspunten voor aansluiting op het DMS (Djuma)-project (technische implementatie valt buiten scope).

Fasering en werkzaamheden

Fase 1 – Analyse en plan van aanpak (indicatie: ± 325 uur)

• Actualiseren en concretiseren van het verbeterplan archiefbeheer;
• Toetsing van de huidige situatie aan de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo);
• In kaart brengen van risico’s en prioriteiten;
• Opstellen van een realistisch implementatieplan inclusief planning, capaciteit en middelen;
• Formuleren van organisatorische randvoorwaarden voor aansluiting op het Djuma-project.

Fase 2 – Implementatie verbetermaatregelen (indicatie: ± 510 uur)

• Begeleiden en uitvoeren van prioritaire verbetermaatregelen;
• Structureren en optimaliseren van archief- en informatieprocessen;
• Ondersteunen bij het wegwerken van achterstanden;
• Borgen van rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen;
• Afstemming met interne stakeholders en externe partijen (o.a. Regionaal Historisch Centrum).

Resultaat

• Een gedragen en bestuurlijk vastgesteld plan van aanpak;
• Prioritaire actiepunten zijn aantoonbaar uitgevoerd of in uitvoering genomen;
• Verbeteringen in structuur, kwaliteit en borging van informatiebeheer zijn aantoonbaar gerealiseerd;
• Duidelijke randvoorwaarden zijn geformuleerd voor aansluiting op het aansluitende DMS (Djuma)-project.

Aansturing en werkwijze

De inhoudelijke afstemming over de werkzaamheden vindt plaats met een aangewezen contactpersoon. Je bepaalt zelf de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de afgesproken kaders en doelstellingen. Er is geen gezagsverhouding; jij bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Eisen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of gemeenschappelijke regeling
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en gemeentelijke informatiehuishouding
• Aantoonbare werkervaring met archiefinspecties en het uitvoeren van verbeterplannen, benoem hiervan concrete voorbeelden
• Aantoonbare werkervaring met DMS/zaaksystemen in gemeentelijke context (zoals Djuma of vergelijkbaar)

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring alsspecialist Informatiehuishouding
• Aantoonbare werkervaring met het initieren van verbeter voorstellen binnen informatiehuishouding, benoem duidelijk voorbeelden van zelfstandig geïnitieerde verbeteringen
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van een plan van aanpak en dit gefasseerd implementeren
• Aantoonbare werkervaring met resultaatgerichte aanpak waarbij impact binnen de organisatie centraal staat

Competenties:

• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren