Vacature Projectsecretaris inkoop en contractbeheer RBL

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 24 juni 2026

Optie op verlenging: 2x 4 maanden

Duur: 4 maanden

Sluitingsdatum: 10 februari 2026

Publicatiedatum: 28 januari 2026

Functietitel

Projectsecretaris Inkoop en Contractbeheer

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ondersteun je het contractbeheerteam en fungeer je als adviseur en rechterhand van de contractmanagers en de inkoopadviseur. Je organiseert, structureert en legt inkoopprojecten voor RBL vast, zorgt dat projecten procesmatig goed zijn ingericht, dat afspraken worden vastgelegd en dat benodigde documentatie beschikbaar en vindbaar is.

Taken en verantwoordelijkheden

• Projectondersteuning: voorbereiden en uitvoeren van inkooptrajecten, bewaken van planning, opzetten van projectstructuren, bewaken van acties en afspraken.
• Secretariële taken: organiseren van overleggen, opstellen van agenda’s, maken van verslagen, bijhouden van actielijsten, vastleggen van besluiten en uitkomsten.
• Screening en dossierbeheer: verzamelen en controleren van stukken van aanbieders, toetsen aan criteria en signaleren van onvolkomenheden aan contractmanagers of inkoopadviseur.
• Contractdossiers: op orde brengen en houden van contractdossiers (digitaal en in het contractmanagementsysteem), archiveren van contracten en bijlagen, verwerken van mutaties, vastleggen van afspraken en correspondentie.
• Communicatie en aanspreekpunt: vaak eerste aanspreekpunt intern en extern voor vragen over contractuele en inkoopgerelateerde zaken; mede beheren van de gezamenlijke mailbox, prioriteren en bewaken van beantwoording.
• Verbeteringen: signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor verbeteringen in werkwijze, dossiervorming, structuur en procesinrichting.

Samenwerking

Je werkt nauw samen met contractmanagers, de inkoopadviseur, collega’s binnen RBL en contactpersonen bij deelnemende gemeenten en aanbieders. Je bereidt overleggen voor en zorgt dat relevante informatie toegankelijk is voor collega’s.

Gewenste eigenschappen en aandachtspunten

• Servicegericht, duidelijk en betrouwbaar
• Proactieve houding: signaleren, bespreken en voorstellen doen voor aanpassingen
• Nauwkeurigheid: zorgvuldige verslaglegging en toepassing van archief- en bewaartermijnen
• Procesmatig werken: bewaken van planning en acties, structureren van projecten

Eisen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van contractbeheer binnen een overheidsorganisatie
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als adviseur inkoop binnen een overheidsorganisatie

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau op het gebied van inkoop
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet
• Aantoonbare werkervaring met het werken met digitale archief- en documentmanagementsystemen
• Aantoonbare werkervaring binnen het sociaal domein
• Aantoonbare werkervaring metWmo- en Jeugdhulpcontracten of met contractbeheer binnen zorg- of gemeentelijke organisaties

Competenties:

• De ideale projectsecretaris is zorgvuldig, analytisch en sterk in plannen en organiseren. Hij of zij voelt zich verantwoordelijk voor het op orde houden van dossiers en processen en vindt het vanzelfsprekend om afspraken goed vast te leggen en na te komen. Nauwkeurigheid wordt gecombineerd met tempo: de kandidaat kan goed schakelen tussen verschillende taken en blijft overzicht houden, ook als er veel tegelijk speelt. Communicatieve vaardigheid is belangrijk, zowel mondeling als schriftelijk, omdat de professional veel contact heeft met collega’s en externe aanbieders en vaak de eerste vraagbaak is