Vacature Projectleider bewerking papieren archieven

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 23 september 2026

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 9 maart 2026

Publicatiedatum: 27 februari 2026

Functie: Projectleider archiefbewerking

Als projectleider voer je coördinatie en regie over de bewerking van een omvangrijk afgesloten papieren archief (ca. 2,5 km). Je bent niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitvoering van de bewerking, maar voor het structureren, stroomlijnen en bewaken van het proces zodat vernietiging en overbrenging correct en tijdig verlopen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Coördinatie en regie: opzetten en bewaken van het proces voor archiefbewerking.
• Processtructurering: stroomlijnen van werkstromen, rollen en verantwoordelijkheden binnen het project.
• Beheersen voortgang: signaleren en wegnemen van knelpunten; zorgen voor voortgang waar het vastloopt.
• Waarborging uitvoering: erop toezien dat vernietiging en overbrenging op de juiste wijze plaatsvinden.
• Afstemming met betrokken partijen: zorgen voor heldere taakafbakening en afstemming tussen betrokken partijen zonder zelf de inhoudelijke bewerking uit te voeren.

Gewenst eindresultaat

• Alle archieven die bewaard moeten blijven zijn overgebracht naar Het Utrechts Archief.
• Alle archieven die vernietigd moeten worden zijn vernietigd of gereedgemaakt voor vernietiging in het jaar dat dit volgens de selectielijst moet plaatsvinden.

Eisen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van een aanbesteding voor archiefbewerking of een daarmee vergelijkbare dienstverlening, waaronder het opstellen of mede opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen
• Aantoonbare werkervaring met toepasselijke wet- en regelgeving voor archieven, waaronder de Archiefwet en de Archiefregeling(benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan)

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het begeleiden van trajecten voor vernietiging van archiefbescheiden conform selectielijsten, inclusief voorbereiding, dossiervorming en afstemming met archiefdiensten
• Aantoonbare werkervaring met risicomanagement in projecten binnen een overheidsorganisatie, waaronder het signaleren, beheersen en oplossen van knelpunten in multidisciplinaire trajecten (benoem aan de hand van een voorbeeld in het cv hoe dit is opgedaan)
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het coördineren van grootschalige bewerkingen van papieren archieven groter dan 1 kilometer

Competenties:

• Stakeholder- & omgevingsmanagement
• Financieel & TCO-denken
• Communicatieve vaardigheid & besluitvorming