Vacature Project Informatiebeheer in beweging

Nieuwegein
40 uur

Solliciteren via WhatsApp Direct solliciteren

ZZP

12-09-2026

Vacature omschrijving

Startdatum: 1 november 2026

Einddatum: 1 mei 2027

Optie op verlenging: 3x 3 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 14 september 2026

Publicatiedatum: 2 september 2026

Opdracht: Begeleider informatieopschoning

Rol en doel

Doel: Je begeleidt, ondersteunt en instrueert alle afdelingen en hun medewerkers volgens een vaste aanpak (een “wasstraat”) om oude en actuele informatie consequent en consistent op te schonen en op de juiste locatie op te slaan. Hierbij ligt de nadruk op vindbaarheid, beheer, retentie en toekomstige (her)bruikbaarheid en samenwerking.

Resultaten

Opgeruimde en beheerde werkomgevingen met alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek.
Niet-relevante of verlopen informatie is verwijderd.
Professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico’s.
Toepasbare en toekomstbestendige werkwijzen voor medewerkers in de omgang met documenten en informatie.

Gewenste situatie

De wasstraat is organisatiebreed uitgevoerd en toegepast.
Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving en waar nodig verrijkt met metadata.
Medewerkers weten waar en hoe documenten (met welke metadata) nu en in de toekomst moeten worden opgeslagen.
Documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar.
Alle informatie is voorzien van retentietermijnen.
Aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd.
Teams werken efficiënter samen door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht.
Aandacht voor samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd.

Taken en werkzaamheden

Formuleren van een standaard schoningsaanpak voor oudere en actuele informatie.
Dagelijkse projectleiding en -verantwoording inclusief planning, sturing en rapportage.
Afdelingsgewijze uitvoering van de schoningsaanpak.
Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag; identificeren van exoten.
Vertaling van de huidige opslag naar de nieuwe documentopslag en -structuur.
Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur; verrijking met metadata waar nodig.
Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata.
Begeleiden, uitleg geven en coachen van medewerkers tijdens uitvoering en bij beslissingen over meenemen, verwijderen, archiveren of verplaatsen van bestanden.
Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten.

Wij vragen

Een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en een grove planning om de doelstellingen te bereiken.
Beschikbaarheid van medewerker(s) om de aanpak samen met de organisatie uit te voeren.
Aantoonbare ervaring met uitvoeren van schoningsaanpakken, documentanalyse en documentbeoordeling.
Aantoonbare ervaring met structureren en ordenen van informatie.
DAGELIJKSE leiding van het project en sterke communicatieve, overtuigings- en coachingsvaardigheden.
Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen).
Kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen en Document Managementsystemen.

Eisen:

Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak op hoofdlijnen waarin wordt beschreven hoe opdrachtnemer de beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina’s)
De projectleider en de in te zetten professionals hebben minstens drie soortgelijke opdrachten in de afgelopen vijf jaar uitgevoerd die aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de beschreven opdracht; vermeld de referentieprojecten in de offerte met rol, duur, behaalde resultaat en referenten

Wensen:

Duidelijkheid in de beschrijving van de aanpak en de fasering om de gewenste situatie te realiseren
Duidelijkheid in de beschrijving hoe er draagvlak wordt gecreëerd bij de afdelingen en hoe medewerkers worden gecoacht
Duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel of niet gerealiseerd te krijgen
De wijze waarop opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding
Duidelijkheid in de beschrijving van de referentieprojecten, met specifieke aandacht voor de situatie voor aanvang, de situatie na afronding en de bijdrage of meerwaarde van opdrachtnemer
De projectleider heeft aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie en er worden duidelijke referentieprojecten in de offerte vermeld

Competenties:

Projectmanagement
Draagvlak creëren
Proactief
Communicatief vaardig

Direct solliciteren

Is dit een opdracht voor jou?

Direct solliciteren Solliciteren via WhatsApp

Deel deze opdracht

Facebook LinkedIn WhatsApp E-mail

Vragen over deze opdracht?

Hoe het werkt?

Solliciteer op jouw opdracht

Geen cv bij de hand? Geen probleem. Bij ons hoef je geen uitgebreide motivatiebrief te schrijven of je hele loopbaan op papier te zetten. Laat simpelweg je naam en contactgegevens achter of stuur ons een kort berichtje. Wij zijn vooral benieuwd naar wie jíj bent en wat je zoekt.

Wij nemen contact op

Binnen een paar werkdagen nemen we contact met je op. We bespreken wat jij belangrijk vindt in een baan, wat je ervaring is (of juist waar je in wil groeien), en welke mogelijkheden er zijn binnen ons team. Alles in een open en ontspannen gesprek.

Kennismaken

Zien we een match? Dan nodigen we je uit voor een kennismakingsgesprek – online of bij ons op locatie. Je krijgt een goed beeld van de functie, de sfeer en de mensen met wie je eventueel gaat samenwerken. En natuurlijk kun jij ook al je vragen stellen.

Je kan aan de slag!

Zijn we allebei enthousiast? Dan regelen we de laatste praktische zaken en zorgen we dat je een vliegende start maakt. Van contract tot inwerktraject – we zorgen dat alles op rolletjes loopt.