Vacature Procesondersteuner/ Managementassistent

Nieuwegein
24 uur
3108-3479 per maand

Solliciteren via WhatsApp Direct solliciteren

Detachering

29-09-2026

Vacature omschrijving

Startdatum: 12 oktober 2026

Einddatum: 31 januari 2027

Optie op verlenging: Nee

Duur: tot en met 31 januari 2026

Sluitingsdatum: 30 september 2026

Publicatiedatum: 18 september 2026

Functie

Positie: Tijdelijke procesondersteuner / managementassistent

Als procesondersteuner/managementassistent ondersteun je het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Belangrijkste werkzaamheden

Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
Voorbereiden en, indien nodig, notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
Beheer van de gezamenlijke mailbox
Bijhouden van het zaaksysteem (CRM)
Meedenken over procesverbeteringen
Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
Postbeheer

Samenwerking

Je werkt nauw samen met de andere procesondersteuner en ondersteunt leidinggevenden binnen de afdeling bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Eisen:

Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie
Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning
Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving

Wensen:

Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie
Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie
Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht

Competenties:

Organisatorisch sterk: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
Planvaardig: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
Kan prioriteiten stellen: weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken
Stressbestendig: blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken
Communicatief vaardig: communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen
Proactief: ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management
Zelfstandigheid: pakt taken zelfstandig op en handelt vooruit met oog voor afstemming met procesondersteuners en management
Integer: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen
Discreet: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen

Direct solliciteren

Is dit een opdracht voor jou?

Direct solliciteren Solliciteren via WhatsApp

Deel deze opdracht

Facebook LinkedIn WhatsApp E-mail

Vragen over deze opdracht?

Hoe het werkt?

Solliciteer op jouw opdracht

Geen cv bij de hand? Geen probleem. Bij ons hoef je geen uitgebreide motivatiebrief te schrijven of je hele loopbaan op papier te zetten. Laat simpelweg je naam en contactgegevens achter of stuur ons een kort berichtje. Wij zijn vooral benieuwd naar wie jíj bent en wat je zoekt.

Wij nemen contact op

Binnen een paar werkdagen nemen we contact met je op. We bespreken wat jij belangrijk vindt in een baan, wat je ervaring is (of juist waar je in wil groeien), en welke mogelijkheden er zijn binnen ons team. Alles in een open en ontspannen gesprek.

Kennismaken

Zien we een match? Dan nodigen we je uit voor een kennismakingsgesprek – online of bij ons op locatie. Je krijgt een goed beeld van de functie, de sfeer en de mensen met wie je eventueel gaat samenwerken. En natuurlijk kun jij ook al je vragen stellen.

Je kan aan de slag!

Zijn we allebei enthousiast? Dan regelen we de laatste praktische zaken en zorgen we dat je een vliegende start maakt. Van contract tot inwerktraject – we zorgen dat alles op rolletjes loopt.