Vacature Managementondersteuner P&O

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 17 mei 2026

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Sluitingsdatum: 3 november 2025

Functieomschrijving Managementondersteuner P&O

Als managementondersteuner P&O ben jij de onmisbare kracht die zorgt dat alles soepel verloopt binnen de afdeling Personeel & Organisatie. Je houdt het overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt, en ondersteunt het afdelingshoofd en betrokken stakeholders bij diverse taken en processen.

Jouw taken en verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van het afdelingshoofd en organiseren van bijeenkomsten tot in de puntjes.
• Voorbereiden, notuleren en afronden van bestuurs- en directievergaderingen, inclusief het bijhouden van besluiten- en actielijsten.
• Zorgen dat beleidsvoorstellen, rapportages en adviesstukken tijdig en volledig klaarstaan voor de afdeling en het directieteam.
• Fungeren als schakel tussen de afdeling en de rest van de organisatie.
• Signaleren van operationele en organisatorische knelpunten binnen processen, adviseren over verbeteringen en bijdragen aan de implementatie daarvan.
• Zorgen voor heldere communicatie over besluiten, voortgang en wijzigingen, zodat de organisatie of afdeling goed geïnformeerd blijft.
• Ondersteunen bij het plannen van afspraken, klaarzetten van informatie en bijhouden van het intranet.
• Ondersteunen bij leeractiviteiten en projecten van het management.
• Regelen van praktische zaken zoals locaties en catering voor bijeenkomsten.

Wie ben jij?

Je bent een aanpakker die rust brengt in een dynamische omgeving. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en houdt van plannen, organiseren en structuur aanbrengen. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en onderwerpen, van praktische zaken tot vertrouwelijke overleggen. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent aanspreekbaar, betrokken en helpt waar nodig zonder je eigen focus te verliezen.

Je voelt snel aan wanneer iets dreigt vast te lopen en denkt mee over hoe het beter of slimmer kan. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler die het anderen graag makkelijker maakt. Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en voelt je thuis in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en samenwerking.

Eisen:

• Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding op het gebied van managementondersteuning
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner binnen een overheidsorganisatie

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner binnen een overheidsorganisatie
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner op het gebied van P&O binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar op het gebied van notuleren en coördineren op de routing van documenten
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming, en de omgang met politiek-bestuurlijke verhoudingen, motiveer

Competenties:

• Analytisch vermogen: je ziet verbanden, herkent trends, kan complexe informatie samenvatten
• Resultaatgericht: je zet door, je houdt een dossier scherp en je zorgt dat acties opgevolgd worden
• Netwerken & verbinden: je onderhoudt contacten met interne en externe partijen en weet stakeholders te verbinden
• Flexibiliteit & stressbestendigheid: je functioneert goed in wisselende omstandigheden en hebt af en toe ook druk
• Integriteit & betrouwbaarheid: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gemaakte afspraken
• Assertiviteit
• Dienstverlenend
• Sterke organisatorische vaardigheden; je kunt meerdere lijnen tegelijk bewaken, prioriteiten stellen en werken met deadlines
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling; vaardig in het vertalen van bestuurlijke / directie-uitgangspunten naar heldere teksten en adviezen
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: inzicht in wie welke belangen heeft, protocollen, formele kaders; zelfstandigheid en discretie