Vacature Directiesecretaris

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 30 juni 2026

Optie op verlenging: Ja, de Gemeente heeft de mogelijkheid de Overeenkomst meerdere keren te verlengen tegen dezelfde voorwaarden en condities, met dien verstande dat de totale maximale duur van de Overeenkomst de 24 maanden niet mag overschrijden.

Sluitingsdatum: 27 oktober 2025

Publicatiedatum: 16 oktober 2025

Functieomschrijving

Als directiesecretaris ben jij namens de directie verantwoordelijk voor het soepel, tijdig en inhoudelijk goed laten verlopen van de besluitvormingsprocessen. Je fungeert als secretaris van de directievergaderingen en het MT, en neemt actief deel aan alle MT-vergaderingen. Met jouw prettige en verbindende aanpak ben jij de aanjager van de besluitvorming.

Je organiseert en bereidt MT-vergaderingen voor, legt deze vast, monitort besluiten en acties, en signaleert knelpunten en risico’s. Als adviserend lid van het MT en rechterhand van de directeur Data ben jij de steun en toeverlaat van de directie. Je onderhoudt contact met medewerkers binnen de hele directie en draagt bij aan de organisatieontwikkeling door mee te denken over visie, missie, strategie en een gestructureerde aanpak van concrete vraagstukken en projecten.

Werkzaamheden

• Opstellen van agenda’s, verzamelen van stukken, notuleren en beheren van de termijnagenda voor het MT Dataoverleg.
• Publiceren van besluiten en zorgen voor een gestructureerde opslag hiervan in MS Teams.
• Voorzitten en vastleggen van weekstarts MT Data (Obeya-master) en het actief opvolgen van acties.
• Organiseren van kwartaal-events voor Directie Data, gericht op het verbinden van medewerkers met doelen en elkaar. Dit omvat afstemming met MT, medewerkers, teamcoach, secretariaat en communicatie, en het aansturen van een werkgroep.
• Sturing en uitvoering geven aan specifieke opdrachten en projecten vanuit het MT, zoals:
  • Inrichten en coördineren van MS Teams-kanalen voor de hele directie Data, afgestemd op de communicatiebehoefte van teams, afdelingen en communities.
  • Inrichten van het MT Data Teams-kanaal, zodat stukken, agenda’s en notulen op een toegankelijke manier gedeeld worden.
  • Bijdragen aan de werkgroep "fijne werkplek" (huisvesting), als trekker of uitvoerder.
  • Meewerken aan het verbeteren van het opstellen van doelen in samenhang met teams, en bijdragen aan het vormgeven van het strategie- en doelenproces om prioriteiten, commitment en eigenaarschap te versterken.
  • Ondersteunen van de interne communicatie, zowel als trekker als uitvoerder.

Eisen:

• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal op minimaal C2-niveau (ERK). motivatiebrief die door de kandidaat is geschreven of uit een eventueel certificaat
• De aangeboden kandidaat is digitaal vaardig en heeft minimaal een half jaar ervaring met het gebruik van MS Office 365.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het beheren van het MT Data Teams-kanaal, inclusief het delen van agenda’s, stukken en notulen.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en voorzitten van MT-vergaderingen.
• De aangeboden kandidaat is in het bezit van minimaal een erkende HBO diploma in de richting van Bestuurskunde, Informatiekunde of Recht. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte ter zijde gelegd.

Wensen:

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het adviseren van managementteams.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als directiesecretaris binnen de G4-gemeenten.

Competenties:

• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties
• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie
• (Aan)sturen: Stuurt mensen en processen aan, daarbij de voortgang bewakend
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving