Vacature Ondersteuner Toekomst Sociaal Domein

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 18 juni 2026

Publicatiedatum: 12 juni 2026

Ondersteuner TSD

Ter versterking van de organisatie zoeken wij een zelfstandige en proactieve ondersteuner die zorgt voor een efficiënte organisatie, goede communicatie en administratieve ondersteuning van de samenwerking.

Opdracht

Als Ondersteuner TSD ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatorische en administratieve ondersteuning van de samenwerking. Je bewaakt processen, zorgt voor een goede informatievoorziening en ondersteunt de voorzitter en betrokken medewerkers bij uiteenlopende werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en draagt actief bij aan een professionele en efficiënte werkwijze.

Mailbox- en informatiemanagement

Verantwoordelijkheden:

• Beheren van de centrale mailbox van TSD.
• Verwerken, registreren en doorzetten van inkomende berichten.
• Bewaken van opvolging en afhandeling van acties.

Prestatiedoelen:

• 95% van de e-mails wordt binnen één werkdag verwerkt.
• Geen openstaande urgente berichten ouder dan twee werkdagen.
• Actielijst wordt wekelijks bijgewerkt.

Vergaderorganisatie

Verantwoordelijkheden:

• Inplannen, voorbereiden en coördineren van vergaderingen.
• Reserveren van vergaderruimtes en digitale vergaderfaciliteiten.
• Bewaken van agenda’s en planning.

Prestatiedoelen:

• Vergaderverzoeken worden binnen drie werkdagen ingepland.
• Jaarplanning is minimaal drie maanden vooruit inzichtelijk.
• Minder dan 5% van de vergaderingen hoeft te worden verplaatst vanwege organisatorische fouten.

Agenda- en documentbeheer

Verantwoordelijkheden:

• Opstellen en verspreiden van agenda’s.
• Verzenden van vergaderstukken en relevante informatie.
• Beheren van documentatie binnen Teams.
• Opstellen van besluiten- en actielijsten.
• Vastleggen van afspraken en verantwoordelijkheden.
• Opschoning en actualiseren teams-omgeving.

Prestatiedoelen:

• Agenda’s en stukken worden minimaal vijf werkdagen voorafgaand aan een vergadering verzonden.
• Teams-omgeving is actueel en volledig.
• Geen documenten ouder dan één maand die nog niet zijn verwerkt of gearchiveerd.
• Conceptverslagen worden binnen vijf werkdagen na een vergadering verspreid.
• Actielijsten zijn actueel en bevatten een eigenaar en einddatum voor iedere actie.

Contract- en dossierbeheer

Verantwoordelijkheden:

• Actualiseren en beheren van contractdocumenten in Teams-omgeving.
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden rondom contractmanagement.
• Signaleren van ontbrekende of verouderde documenten.
• Optimaliseren van Teams-omgeving.

Prestatiedoelen:

• Contractregister is voor 100% actueel.
• Nieuwe documenten worden binnen twee werkdagen verwerkt.

Ondersteuning voorzitter en TSD-organisatie

Verantwoordelijkheden:

• Voorbereiden van bestuurlijke overleggen.
• Adviseren over organisatorische vraagstukken.
• Bewaken van afspraken en deadlines.
• Assisteren bij beheer en content website TSD.

Prestatiedoelen:

• Bestuurlijke stukken zijn tijdig beschikbaar.
• Deadlines worden voor minimaal 95% gehaald.

Eisen:

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365 en Microsoft Teams
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende, administratieve of secretariële functie
• Beschikbaar per uiterlijk 1 juli 2026 voor gemiddeld 20 uur per week, verdeeld over meerdere werkdagen

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Teams en documentbeheer
• Aantoonbare werkervaring met vergader-, agenda- en besluitvormingsprocessen
• Voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat zelfstandig, nauwkeurig en resultaatgericht werkt
• Voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat communicatief sterk is, zowel mondeling als schriftelijk
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke, bestuurlijke of publieke organisatie

Competenties:

• Zelfstandig
• Analytisch
• Resultaatgericht
• Communicatief zowel mondeling als schriftelijk
• Proactief
• Digitaal vaardig
• Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet.Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling