Vacature Manager Projectbeheersing

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 9 december 2026

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 26 mei 2026

Publicatiedatum: 18 mei 2026

Functie

Manager Projectbeheersing (MPB)

Over de opdracht

Je bewaakt financiën, planning en risico’s van meerdere projecten binnen het IPM-model. Je bent een stevige sparringpartner voor projectmanagers en het ankerpunt voor beheersing, dossiervorming en subsidies.

Positie

Je werkt als zelfstandig lid van projectteams van meerdere projectmanagers, zonder functionele ondergeschiktheid. Je levert beheersinformatie en advies ter ondersteuning van sturing en werkt nauw samen met de interne financieel projectadviseur voor de financiële aansluiting op afdelingsniveau.

Taken

• Rapportage en voortgangsbewaking: Opstellen van integrale voortgangs- en risicorapportages, sturen op openstaande acties, signaleren en registreren van wijzigingen in scope, tijd en geld, en inhoudelijke voorbereiding van projectoverleggen.
• Planning en risicomanagement: Opstellen en actief bewaken van projectplanningen; organiseren en begeleiden van risicosessies en periodieke actualisatie van het risicodossier; risico’s actief inbrengen in projectteamoverleggen.
• Financieel projectbeheer: Voeren van financieel beheer per project: aanvragen van kredieten, monitoren van budgetuitputting en controleren van facturen; coördineren van SSK-ramingen en bewaken van aansluiting op het projectbudget.
• Subsidiebeheer per project: Zelfstandig afhandelen van subsidieaanvragen, wijzigingsverzoeken en vaststellingen; opstellen van activiteitenverslag en financieel subsidieoverzicht; gereedmaken van documentatie voor accountants en verwerken van SISA-verantwoordingen in afstemming met de financiële afdeling.
• Digitale projectomgevingen en dossiervorming: Beheren van digitale projectomgevingen (Teams, projectpagina’s) en eindverantwoordelijkheid voor het projectdossier (verslagen, opdrachten, offertes, facturen, wijzigingen, ontwerpen, correspondentie); controleren en overdragen van opleverdossiers aan beheer.
• Aanbestedingsondersteuning: Ondersteunen van aanbestedingstrajecten door verzorging van planning, afstemming met de inkoopafdeling, organisatie van informatiesessies, opstellen van nota’s van inlichtingen en communicatie via TenderNed.

Verwachte resultaten

• Compleet en actueel overzicht van de beheersing van de projecten (scope, tijd, geld, risico’s, kwaliteit).
• Heldere, tijdige rapportages en actuele risicodossiers en planningen per project.
• Correcte en tijdige financiële verantwoording, inclusief subsidieafhandeling.
• Functionele en toegankelijke digitale projectomgevingen en een compleet projectarchief.
• Afgeronde aanbestedingstrajecten inclusief planning, procesdocumentatie en communicatie.

Eisen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van een bedrijfseconomische of technische opleiding
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met financiel projectbeheer in de fysieke leefomgeving (infra, riolering, wegen, groen)
• Aantoonbare werkervaring met het IPM-model (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is)
• Aantoonbare werkervaring met subsidieprocessen (aanvragen, wijzigen, vaststellen – provincie of rijk) (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is)
• Aantoonbare werkervaring metfinanciële systemen als Cognos, Financials of vergelijkbaar (benoem aan de hand van 2 voorbeelden in het cv hoe hier aan voldaan is)
• Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring metintegrale projectrapportages (scope/tijd/geld/risico) in IPM-context
• Aantoonbare werkervaring met subsidieverantwoording (SISA, provinciale subsidies)
• Aantoonbare werkervaring bij een gemeente vergelijkbaar met Zeist (40.000–100.000 inwoners)
• Aantoonbare werkervaringmet aanbestedingsondersteuning (TenderNed, NvI, planning)
• Aantoonbare werkervaring met meerdere gelijktijdige projectteams

Compententies:

• Integraal denken: je houdt overzicht op scope, tijd, geld en risico’s tegelijkertijd
• Proactief signaleren: je herkent wijzigingen en afwijkingen tijdig en benoemt ze
• Stevige sparringpartner: je adviseert de projectmanager gevraagd en ongevraagd, ook bij lastige boodschappen
• Nauwkeurig en gestructureerd: sterk in financiële administratie, dossiervorming en procesopvolging
• Samenwerken: je schakelt soepel tussen meerdere projectteams en disciplines
• Organisatiesensitief: je begrijpt de politiek-bestuurlijke context van een gemeente