Vacature Senior implementatiemanager nieuw zaaksysteem VTH

Startdatum: 16 november 2026

Einddatum: 31 januari 2028

Optie op verlenging: 2x 3 maanden

Duur: Tot en met 31 januari 2028

Sluitingsdatum: 19 oktober 2026

Publicatiedatum: 1 oktober 2026

Functie

Als Senior Implementatiemanager ben je verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het implementatietraject van een nieuw zaaksysteem. Je vormt de verbindende schakel tussen management, gebruikers, I&A, informatiebeheer/DIV en de beheerorganisatie en levert de afgesproken opleverproducten op.

Opdracht en inzet

Je rondt zelfstandig en verantwoordelijk een aantal concrete producten af voor de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Het betreft een tijdelijke, afgebakende opdracht met een geschatte inzet van circa 24–28 uur per week.

Taken en verantwoordelijkheden

• Implementatiesturing en projectbeheersing
  • Opstellen en opleveren van een gedragen implementatieplan inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en beslismomenten.
  • Zorgen voor voorspelbare voortgang, tijdige besluitvorming en beheersing van risico’s.
  • Leveren van periodieke stuurinformatie over voortgang, kwaliteit, capaciteit, financiën en risico’s.
  • Sturen op realisatie van de afgesproken scope, planning en resultaten.
• Procesinrichting en verandermanagement
  • Leveren van een werkbare en gedragen inrichting van processen binnen het nieuwe zaaksysteem.
  • Borgen van een succesvolle overgang van de huidige naar de nieuwe werkwijze.
  • Creëren van draagvlak bij management, proceseigenaren, gebruikers en ketenpartners.
  • Zorgen voor succesvolle gebruikersacceptatie en ingebruikname van de oplossing.
• Stakeholdermanagement
  • Verbinding leggen tussen management, gebruikers, informatiebeheer, ICT en functioneel beheer rondom gezamenlijke doelen.
  • Escaleert tijdig en zorgt voor adequate besluitvorming bij knelpunten.
• Migratie
  • Inrichten van een deelproject migratie onder leiding van een deelprojectleider migratie.
  • Aansturen van de deelprojectleider en eindverantwoordelijkheid dragen voor migratiestrategie, planning, kwaliteit en besluitvorming.
  • Opschonen van dossiers, documenten en zaakgegevens en opstellen en uitvoeren van migratietesten.
  • Borgen dat migratie integraal onderdeel blijft van het implementatieprogramma en aansluit op processen, informatiebeheer en ingebruikname.
• Testen, acceptatie en overdracht
  • Zorgen voor succesvolle uitvoering van gebruikersacceptatietesten, ketentesten en proefmigraties.
  • Borgen dat geconstateerde bevindingen tijdig worden opgelost.
  • Realiseert een beheerste overdracht naar beheer- en gebruikersorganisaties en levert een compleet overdrachtsdocument.

Resultaat

Eindresultaat: een stabiele en beheerste ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.

Eisen:

• Kandidaat is inzetbaar vanaf 16 november 2026 tot en met 31 januari 2028 voor circa 24 tot 28 uur per week; de inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met twee periodes van drie maanden
• Afhankelijk van de beschikbaarheid is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits de kandidaat uiterlijk 7 december 2026 inzetbaar is voor minimaal 24 uur per week
• In het CV moet de functienaam, de start- en einddatum (maand en jaar) van de werkzaamheden en het aantal gewerkte uren per week worden vermeld
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 4 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2017 – heden) als project-, programma- of implementatiemanager binnen een overheidsorganisatie, met verantwoordelijkheid voor planning, risicobeheersing, voortgangsrapportages en besluitvorming
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring als implementatiemanager en/of programmamanager bij de implementatie van een bedrijfskritische SaaS-oplossing binnen een complexe organisatie, waarbij sprake was van procesverandering, inrichting van beheer en adoptie
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal één datamigratie- of conversietraject succesvol uitgevoerd of aangestuurd, waaronder de migratieplanning, waarbij dossiers, documenten en metadata zijn voorbereid, opgeschoond, gevalideerd en gemigreerd naar een nieuw systeem
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het analyseren en optimaliseren en implementeren van bedrijfsprocessen

Wensen:

• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het aansturen van softwareleveranciers, waaronder het bewaken van contractafspraken en het managen van scopewijzigingen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het begeleiden van organisatieveranderingen binnen complexe implementatie- of digitaliseringstrajecten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het organiseren en aansturen van testtrajecten, waaronder gebruikersacceptatietesten, integratie- en ketentesten en vrijgave naar productie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden
• Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring opgedaan bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie en begrijpt daardoor zowel de opdrachtgeversbelangen als de leveranciersbelangen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden
• Kandidaat heeft aantoonbaar kennis van en ervaring met processen binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en/of implementatie van een VTH-systeem, aan te tonen met praktijkvoorbeelden