Vacature Bestuurssecretaresse / Management Assistent

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 4 september 2026

Optie op verlenging: 2x 4 maanden

Duur: 4 maanden

Sluitingsdatum: 20 april 2026

Publicatiedatum: 10 april 2026

Functieomschrijving

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de domeinmanagers;
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouderoverleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Werkwijze en samenwerking

Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of MT-leden. Je werkt volgens een uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat je efficiënt en eenduidig samenwerkt met het team.

Gewenste vaardigheden en eigenschappen

• Kan overzicht houden in een dynamische werkomgeving;
• Ervaring met complex agendabeheer en het moeiteloos schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• Nauwkeurig, professioneel en proactief;
• Voelt goed aan wat er speelt, anticipeert en handelt op het juiste moment;
• Gericht op het ontzorgen van het bestuur.

Eisen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen een overheidsorganisatie
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent
• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of management assistent binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris
• Uiterlijk beschikbaar per 28 april 2026 voor 32 uur per week

Competenties:

• Je bent een prettige gesprekspartner
• Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal
• Je bent accuraat, integer en stressbestendig
• Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen
• Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden
• Je hebt een flexibele werkinstelling