Vacature Bestuursecretaresse GS

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 26 september 2026

Optie op verlenging: 1x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 12 maart 2026

Publicatiedatum: 6 maart 2026

Functie

Als bestuurssecretaresse ondersteun je een bestuurder bij veelzijdige werkzaamheden: je organiseert in- en externe bijeenkomsten, regelt reis- en verblijfboekingen, documenteert afspraken en benodigde informatie in iBabs en zorgt voor goede ondersteuning op afstand.

Verantwoordelijkheden

• Organiseren en logistiek regelen van bijeenkomsten (reserveren ruimtes, catering, ontvangst gasten).
• Plannen en bewaken van agenda’s; tijdig en zorgvuldig inroosteren van afspraken en schakelen bij last minute wijzigingen.
• Boeken van reizen en verblijf bij buitenlandse bezoeken van de bestuurder en ondersteunen op afstand.
• Documenteren van afspraken en informatie in iBabs.
• Zoeken van verbinding met externen en interne afdelingen; fungeren als vraagbaak voor de afdelingen.
• Signaleren van inefficiënties en uitzetten van lijnen voor verbeteringen; aandragen van vernieuwingen binnen het team.
• Verzorgen van notulen bij sommige vergaderingen (pré: goed kunnen notuleren).

Profiel

• Gestructureerd en nauwkeurig.
• Proactief, oplossingsgericht en dienstverlenend ingesteld (’nee’ is geen eindantwoord).
• Sterk in plannen, coördineren en het leggen van contacten met interne en externe partijen.

Praktische informatie

• Aantal posities: 1
• Werkdagen: maandag t/m vrijdag
• Duur opdracht: 26 weken

Eisen:

• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
• Minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau 4

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4 niveau bij voorkeur in de richting van secretarieel/office management
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar
• Maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag aanwezig op het provinciehuis in Lelystad
• Vijf dagen aanwezig op het provinciehuis
• Goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt overleggen notuleren, vermeld dit duidelijk in het cv
• Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office, bijvoorbeeld met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven
• Aantoonbare werkervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het archiveringssysteem eDocs

Competenties:

• Zelfstartend en proactief – Je neemt initiatief, wacht niet af en ziet kansen om verbeteringen aan te brengen
• Samenwerkingsgericht – Je werkt effectief samen met collega’s en externe partijen om gezamenlijke doelen te bereiken
• Nauwkeurig en zorgvuldig – Je hebt oog voor detail en zorgt voor kwaliteit in je werk
• Planmatig en doelgericht – Je werkt gestructureerd en resultaatgericht, met aandacht voor deadlines en prioriteiten
• Leergierig en ontwikkelingsgericht – Je staat open voor nieuwe inzichten, investeert in je professionele groei en past nieuwe kennis toe in de praktijk
• Politiek sensitief – Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en speelt effectief in op politieke en organisatorische dynamiek
• Gastvrij en etiquettebewust – Je straalt professionaliteit uit, hecht waarde aan representativiteit en zorgt voor een gastvrije en respectvolle omgang met anderen
• Overzicht houdend en vooruitdenkend – Je denkt strategisch mee met Gedeputeerde Staten, bewaakt de grote lijnen en anticipeert op toekomstige ontwikkelingen
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift