Vacature Secretaresse

Startdatum: 23 maart 2026

Einddatum: 31 oktober 2026

Optie op verlenging: Optie tot verlenging of overgang naar dienstverband bespreekbaar

Duur: 8 maanden

Sluitingsdatum: 27 februari 2026

Publicatiedatum: 18 februari 2026

Functie

Management Assistant voor twee managers van het MT Port Development. Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid in het ondersteunen van beide managers en hun teams. Je bent samenwerkingsgericht, proactief en hebt affiniteit met de haven.

Wat ga je doen?

• Beheren van de agenda’s van de managers en lezen van inkomende e-mails; waar mogelijk zelfstandig opvolging geven of e-mails uitzetten bij collega’s.
• Zorgen voor (digitale) ondertekening van brieven en overeenkomsten op het juiste moment.
• Overzicht houden op alle lopende zaken en zorgen dat uitstaande acties tijdig worden opgevolgd.
• Plannen en faciliteren van overleggen met externe partijen (locatie boeken, bezoekers aanmelden, etc.) en fungeren als algemene vraagbaak voor de afdeling PD.
• Ondersteunen bij de organisatie van afdelingsevenementen.
• Secretaris van de Contractboard: stukken op tijd bij de juiste mensen krijgen en het verslag maken (bijeenkomst iedere twee weken).
• Secretaris van het Q-team: zorgen dat stukken op tijd bij de juiste mensen zijn en het verslag van de meeting maken (bijeenkomst iedere zes weken).
• Beheer van de afdelingscreditcard.
• Meedenken en deelnemen aan bedrijfsbrede verbetertrajecten binnen jouw vakgebied en het verbeteren van processen binnen PD Support.

Jouw profiel

• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
• Je bent samenwerkingsgericht en proactief.
• Je hebt affiniteit met de haven.
• Je kunt meerdere verzoeken en prioriteiten coördineren; de teams van beide managers zullen regelmatig een beroep op je doen.

Eisen:

• Kandidaat heeft minimaal 3-5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Microsoft Office
• Kandidaat heeft een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces
• Mogelijkheid tot kosteloze overname / indiensttreding bij Opdrachtgever na vooraf nader overeen te komen periode van inzet.

Wensen:

• Kandidaat heeft relevante een MBO/HBO opleiding afgerond
• Kandidaat is beschikbaar voor een digitaal kennismakingsgesprek op 5 maart