Vacature Administratief Medewerker Inkoop

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 2 mei 2027

Optie op verlenging: 3x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 19 oktober 2026

Publicatiedatum: 7 oktober 2026

Functie: Administratief Medewerker Inkoop

Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats. Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse zodat inzicht ontstaat in doelmatigheid en rechtmatigheid van inkopen.

Belangrijkste werkzaamheden

• In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces;
• Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten;
• Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen;
• Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces;
• Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden;
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken;
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats;
• Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten;
• Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures;
• Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat;
• Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en deze waar nodig tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur;
• Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen;
• Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team;
• Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning);
• Ondersteunen bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.

Werkwijze en besluitvorming

Je handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise vraagt, wordt de Inkoopadviseur betrokken. Je signaleert en schaalt tijdig op; per situatie wordt bepaald welke rolverdeling passend is.

Eisen:

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen
• Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures
• Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht
• Aantoonbaar beschikbaar voor het in de uitvraag genoemde aantal uren per week en gedurende de gevraagde periode

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten
• Aantoonbare werkervaring met publieke inkoop (inkoop binnen overheidsorganisatie)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures
• Aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw
• Aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken, waaronder digitale inkoop-, contract-, zaak- of administratieve systemen, het zorgvuldig registreren en beheren van gegevens en het werken met financiële gegevens en analyses
• Aantoonbare relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding

Competenties:

• Vakgerichtheid: Leert van anderen over zaken op zijn vakgebied en past nieuwe methoden en technieken toe
• Aandacht voor details: Blijft alert en geconcentreerd
• Kwaliteitsgerichtheid: Houdt zich aan de gestelde kwaliteitseisen. Werkt zorgvuldig zonder veel fouten. Herstelt fouten als deze aan het licht komen
• Discipline: Ziet het nut van regels en procedures. Voegt zich zonder moeite naar de bestaande regelgeving
• Schriftelijke vaardigheid: Beschikt over een adequate woordenschat
• Mondelinge vaardigheid: Is duidelijk verstaanbaar. Spreekt in begrijpelijke termen