Vacature Projectmanagement Ondersteuner I&I

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Duur: 6 maanden

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Sluitingsdatum: 9 september 2026

Publicatiedatum: 17 augustus 2026

Functieomschrijving

Als projectondersteuner binnen ICT&Informatievoorziening (I&I) ondersteun je informatiemanagers, projectleiders en de teamleider bij het effectiever en gestructureerder uitvoeren van projecten. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en draagt bij aan een professionele projectstructuur zodat plannen werkelijkheid worden.

Taken en verantwoordelijkheden

• Overzicht en voortgang: bijwerken van projectplanningen en actielijsten; signaleren van wat afgerond is, wat op stapel staat en waar knelpunten ontstaan.
• Knelpunten aanpakken: voortijdig signaleren en proactief inspringen op voorzienbare problemen.
• Vergader- en bezoekvoorbereiding: agenderen, locaties of online bijeenkomsten regelen en zorgen dat deelnemers goed voorbereid deelnemen.
• Verslaglegging: maken van heldere verslagen tijdens overleggen en het vastleggen en verwerken van actiepunten in het digitale projectdossier.
• Meerdere projecten: gelijktijdig ondersteuning bieden aan meerdere projecten en inzetbaar zijn voor regelwerk binnen de lijnorganisatie.
• Verbeteren van werkwijze: meedenken over slimmer en beter werken en geleerde lessen uit het werkveld toepassen in de praktijk.

Samenwerking en contact

Je werkt nauw samen met projectleiders, teamleiders, informatiemanagers en andere collega’s. Je bent de enige projectondersteuner binnen I&I, met ondersteuning en afstemming mogelijk met andere projectondersteuners binnen de Veiligheidsregio Utrecht. Daarnaast heb je contact met externe partijen en collega’s binnen de hele VRU.

Wat breng je mee

• Ervaring: ruime ervaring in het werkveld die je in de praktijk kunt toepassen.
• Werkwijze: een scherpe blik, praktische aanpak, proactieve houding en oog voor structuur en ordening.
• Flexibiliteit: comfortabel werken op meerdere projecten tegelijk en inzetbaar voor verschillende taken binnen de organisatie.

Eisen:

• De kandidaat stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner, projectmedewerker, projectsecretaris of PMO-medewerker
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het ondersteunen van diverse en gelijktijdige ict/IV projecten
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en notuleren van project-, stuurgroep- of werkgroepoverleggen
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken van projectplanningen, actielijsten, voortgangsrapportages en projectdossiers
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office-elementen

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of PMO-medewerker
• Aantoonbare werkervaring binnen ICT-, informatievoorzienings-, digitaliserings- of automatiseringsprojecten
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken volgens een projectmethodiek, zoals PRINCE2, Agile, Scrum of vergelijkbaar
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van projectadministraties, projectdossiers, planningen en voortgangsrapportages
• Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio of vergelijkbare publieke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, werksessies, projectoverleggen of bestuurlijke overleggen

Competenties:

• Analyserend vermogen
• Nauwkeurigheid
• Samenwerkingsgericht
• Plannen en organiseren
• Integriteit
• Resultaatgerichtheid
• Servicegerichtheid
• Kritisch