Projectsecretaris

Geplaatst 1 week geleden

De projectsecretaris is een generalist, die werkt naar het evenbeeld van de project (- en programma) manager als diens rechterhand. Zijn of haar focus is net zoals die van de projectmanager gericht op de besturing van projecten op grond van de beheers aspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). Waar de projectmanager zich daarbij primair richt op de eerste lijn: het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het ‘voor de troepen staan’, richt de secretaris zich op de tweede lijn: de organisatie van de backoffice. De projectsecretaris draagt zorg voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. De projectsecretaris is van de ordening, de transparantie en het overzicht.

 

Kerntaken

  • Produceert gekoppeld aan specialisme de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
  • Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
  • Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces.
  • Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
  • Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
  • Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
  • Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GOTRICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
  • Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
  • Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie.
  • Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.

Vereisten / knock-outcriteria

Een afgeronde wo-opleiding

Een afgeronde opleiding of aanvullende training binnen het ruimtelijk domein (bijvoorbeeld planologie)

Een afgeronde opleiding of training bestuurskunde

Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën.

Kennis van en ervaring met het werkveld van Stadsontwikkeling

Kennis van en ervaring met GOTRICK aspecten

Locatie: Rotterdam

Start: 1-4-2019

Uren per week: 36

Duur: 12 maanden Optie op verl. 4*3 maanden

Graag reageren voor 22-3-2019 met cv (Word formaat en in het Nederlands, max 5 pag. en 2 ref.) waaruit kennis/ervaring van bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie verwerkt in het cv waarom u zichzelf geschikt acht voor deze functie.

Tevens dient uw reactie voorzien te  zijn van:

Beschikbaarheidsdatum

Aantal uren per week

Uurtarief ex BTW, inclusief reis

Vakantie plannen

Voor deze opdracht is het niet mogelijk om deze op ZZP basis in te vullen maar wel op payroll basis met Freelance contract.

Online solliciteren

Een geldig e-mailadres is verplicht.
Een geldig telefoonnummer is verplicht.